Um dia num distribuidor: da encomenda à cobrança, sem papel e sem falhas

Numa empresa de distribuição, cada dia é uma corrida contra o relógio. As encomendas chegam por vários canais, têm de ser preparadas no armazém, carregadas nos camiões pela ordem certa e entregues ao cliente, muitas vezes com cobrança no ato e com vasilhame para recolher.

Acompanhamos um dia típico de trabalho, até às entregas do dia seguinte, para mostrar como tudo encaixa quando a operação assenta num só sistema: o ERP salesUP BS e as suas aplicações.

Ao longo do dia — As encomendas vão chegando

Da manhã ao fim da tarde, as encomendas entram por três canais, e todas vão parar ao mesmo sítio:

• Vendedores na rua: com a App PowerSales.Android nos seus dispositivos móveis, os vendedores em pré-venda registam as encomendas durante a visita ao cliente, com preços, descontos, campanhas e controlo de crédito;
• Portal B2B: os clientes que preferem encomendar sozinhos usam o portal B2B (salesUP e-Commerce), ligado diretamente ao salesUP BS, onde consultam o histórico de compras, a conta corrente e as sugestões de encomenda;
• Televenda: no salesUP Contact Center, os operadores seguem o plano de contactos do dia e registam as encomendas por telefone, com o histórico de consumos do cliente e os produtos recomendados à frente.

Em tempo real — Tudo no salesUP BS

Seja qual for o canal, cada encomenda chega ao salesUP BS no momento, sem ser introduzida duas vezes. O ERP valida o crédito do cliente, os valores mínimos de encomenda e o stock disponível, e associa o cliente à sua rota e janela de entrega. O vasilhame fica também controlado desde o início, com as cauções e as contas correntes de vasilhame por cliente.

Em vagas, até ao fim da tarde — Picking

No armazém, as encomendas transformam-se em ordens de preparação, que podem ser lançadas em vagas ao longo do dia e fechadas à hora limite de receção de encomendas. Com a app Android storageUP, os operadores fazem o picking, a expedição e o controlo de inventário com dispositivos móveis. Em armazéns de maior dimensão, o Geslog e a App Voice Picking permitem otimizar os circuitos de recolha e preparar encomendas por comandos de voz.

Ao fecho do dia — Preparar as entregas

Com as encomendas preparadas, organizam-se as entregas. O salesUP BS gera os mapas de carga por viatura, motorista e rota, valida a capacidade de cada veículo e georreferencia os locais de entrega. Cada camião sabe o que leva e por que ordem vai descarregar.

Na manhã seguinte — A carga e as faturas na Power Delivery

Na manhã seguinte, cada motorista abre a App Power Delivery. As entregas e as faturas do dia já lá estão, enviadas pelo backoffice. A app indica o que carregar e faz a conferência de carga antes de o camião sair.

Durante o dia, a rota pode ser ajustada em tempo real em caso de incidente, e o motorista recebe o aviso no momento.

Na rota — Entrega, vasilhame e cobrança

Em cada cliente, o motorista regista a entrega, total ou parcial, e o motivo de qualquer produto não entregue. O vasilhame é tratado no mesmo momento: as grades, garrafas, paletes ou outras taras entregues e recolhidas ficam registadas, com a respetiva caução ou descaução. Quando aplicável, o depósito do Sistema de Depósito e Reembolso (SDR) aparece também corretamente nas faturas.

Quando é preciso, faz a cobrança no ato: pagamentos totais ou parciais, de vários documentos e por diferentes meios de pagamento, com emissão de recibos e documentos com ATCUD e QR Code.

Fim do dia — Contas certas

De volta ao armazém, a Power Delivery faz a conferência de descarga, lista o que ficou por entregar e emite automaticamente a prestação de contas, com entregas, não entregas e valores cobrados. No salesUP BS, as contas correntes de clientes e de vasilhame já estão atualizadas. E a gestão pode acompanhar os resultados do dia em dashboards Power BI com o Business Eye 360º.

O que muda num dia assim

• Encomendas de todos os canais num só sistema, sem papel nem reintrodução de dados;
• Crédito e stock validados antes de a encomenda seguir para o armazém;
• Cargas certas, preparadas por rota e por viatura;
• Vasilhame controlado por cliente, sem acertos manuais ao fim do mês;
• Cobrança no ato e prestação de contas automática;
• Informação em tempo real para quem gere a operação.

Quer saber mais sobre como as soluções da Bettertech se ligam da produção à entrega? Leia também Da produção à entrega ao cliente: todo o circuito num só sistema.

Gostava de ver um dia assim na sua empresa? Peça uma demonstração: escreva-nos para comercial@bettertechsoftware.com.

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